Zmiany w polityce rachunkowości 2026 — KSeF i nowe progi

Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się w 2026 r. obowiązkowy, a jego wdrażanie przebiega etapami zależnie od skali sprzedaży jednostki. Dla polityki rachunkowości KSeF nie jest wyłącznie zagadnieniem podatkowym — zmienia realny obieg dokumentów źródłowych, sposób ich wystawiania, odbioru i archiwizacji. To z kolei dotyczy sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, który art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości nakazuje opisać w dokumentacji przyjętych zasad.

Powiązanie polityki rachunkowości z KSeF nie polega na przepisywaniu przepisów podatkowych do dokumentu spółki. Chodzi o to, by w części opisującej sposób prowadzenia ksiąg i obieg dokumentów odwzorować faktyczny proces: skąd jednostka pobiera faktury, jak je identyfikuje (numer KSeF), kto je dekretuje i jak są przechowywane. Jeżeli dokument nadal opisuje wyłącznie papierowy lub e-mailowy obieg faktur, staje się niespójny z rzeczywistością — a to jedna z typowych uwag biegłego rewidenta i kontroli.

W praktyce w polityce warto wskazać, że fakturą sprzedaży jest faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF, oraz określić moment uznania jej za wystawioną i otrzymaną zgodnie z zasadami systemu. Po stronie zakupu opisuje się sposób pobierania faktur z KSeF i ich włączania do obiegu wewnętrznego (dekretacja, akceptacja merytoryczna). Te zapisy łączą wymóg podatkowy z wymogiem rachunkowym dotyczącym dowodów księgowych.

Drugi blok zmian w polityce rachunkowości 2026 dotyczy progów wielkościowych. Nowelizacja ustawy o rachunkowości z 2024 r. podniosła wartości graniczne decydujące o statusie jednostki mikro i małej, co rozszerza krąg spółek mogących korzystać z uproszczeń sprawozdawczych i ewidencyjnych. Status ten ustala się na podstawie kryteriów z art. 3 ustawy o rachunkowości i to on przesądza o zakresie dozwolonych uproszczeń, które zapisuje się w polityce.

Jednostka mikro (art. 3 ust. 1a UoR) to jednostka, która nie przekracza co najmniej dwóch z trzech progów: suma bilansowa 2 000 000 zł, przychody netto ze sprzedaży 4 000 000 zł oraz średnioroczne zatrudnienie 10 osób. Jednostka mała (art. 3 ust. 1c UoR) nie przekracza co najmniej dwóch z trzech progów: suma bilansowa 33 000 000 zł, przychody netto 66 000 000 zł oraz średnioroczne zatrudnienie 50 osób. Wartości te podajemy według stanu na 2026 r. — przed zastosowaniem zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów.

Samo mieszczenie się w progach nie wystarczy. Stosowanie uproszczeń przewidzianych dla jednostki mikro lub małej wymaga decyzji (uchwały) organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe — w spółce z o.o. jest nim zgromadzenie wspólników. Polityka rachunkowości powinna powoływać tę uchwałę i jednoznacznie opisywać, z których uproszczeń jednostka faktycznie korzysta. Szczegóły kwalifikacji i przykładowe zapisy znajdziesz we wzorze polityki dla jednostki mikro.

Aktualizacja polityki rachunkowości w 2026 r. nie wymaga pisania dokumentu od nowa. Wystarczy przegląd kilku obszarów, które najczęściej dezaktualizują się po zmianach KSeF i progów. Poniższa lista wskazuje punkty, które warto sprawdzić w każdej spółce na pełnych księgach.

Najbardziej czasochłonna w aktualizacji jest nie sama zmiana merytoryczna, lecz ręczne przeszukiwanie dokumentu i pilnowanie spójności między częścią o obiegu faktur, statusem jednostki a zakładowym planem kont. Dlatego politykę rachunkowości warto utrzymywać w narzędziu, które zna zależności między tymi elementami.

Generator PolitykaPro pozwala wygenerować politykę rachunkowości dla spółki na pełnych księgach z uwzględnieniem KSeF i aktualnych progów mikro/małej. Gotowy dokument pobierzesz w formacie Word (DOCX). Korzystanie z kreatora wymaga założenia konta — dzięki temu zapisujemy postęp i historię Twoich dokumentów. Płatność jest jednorazowa, bez abonamentu.

Gdy przepisy się zmienią, Twój dokument otrzymuje status „wymaga aktualizacji”, a przejście na nową wersję ustawy to jedno kliknięcie — bez pisania od nowa i bez dopłat. Darmowe aktualizacje po zmianie prawa są wpisane w model usługi. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, z jednego konta zaktualizujesz politykę dla wielu obsługiwanych spółek, korzystając z rabatu biurowego po weryfikacji konta — to wygodny sposób na utrzymanie zgodności całego portfela klientów po wejściu KSeF i zmianie progów.